办公室负责KTV主体档案的管理，并对各职能部门的档案保管工作进行督促和指导。各部门应配备有关同志兼任部门档案管理人员，按照国家《档案法》等法规的规定精神，做好文件材料的收集积累、整理、预立卷和开具归档交接清单。KTV档案工作的主要流程是：
    接     收：
    1、 凡KTV经营管理活动中形成和使用的，业已办理完毕并具有查考价值的文件、报告、规定、通知及有关资料、图片、会议记录等均应列入KTV档案的接收范围。
    2、 KTV档案一年接收一次，KTV各部门应于次年一月底前将档案资料统一移交办公室。
    整     理：
    1、 KTV档案按年综合整理，一般在每年第一季度整理归档。
    2、 KTV各部门的档案按其形成的各种门类和体裁列为一个全宗。
    3、 办公室档案，按其不同内容和体裁，制成统一的分类档案。
    4、 按照案卷的排列顺序编制卷号，案卷目录上应区别情况标明不同保管期限。
    保管及利用：
    1、 KTV档案应由专人负责保管，并定期进行检查。
    2、 凡使用档案应办理借阅手续，填写档案借阅单。重要档案的借阅应经领导批准。
    3、 借阅结束后，请借阅者在档案借阅单上签名。
    鉴定和移交：
    1、 档案鉴定工作在相关领导的领导下，组成鉴定小组，按规定进行。
    2、 销毁失去保存价值的档案由鉴定小组提出意见，登记造册，经KTV领导批准，由两人在指定地点监销。
    3、 档案移交要按国家有关规定执行。
    4、 档案员调动工作，须办完档案移交手续后方能离岗。