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KTV场所物资采购管理流程

2012-10-19 16:16:01 来源:金回电子 作者:KTV经理人 【 】 浏览:5475次 (转载时请声明来源于:jhtouch.com)

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  1、目的
   为加强KTV采购管理,能够适时、适量、适价的提供各项采购物品,以保证KTV的正常运行。
  2、范围:
     凡本KTV各部门为保证KTV正常运转所需的各类物资的采购及外加工。
  3、权责:
     3.1各使用部门:提出正当申购;
     3.2采购部门:正常采购的执行与KTV管理;
     3.3主管部门:审核采购需求,监督KTV管理采购行为;
     3.4合约审查部门:副总以上人员核准。
  4、定义:
     4.1合同:为保证供需双方进行正常交易而签署的具有法律效力的文件。
     4.2物资:KTV各部门为保证正常运转而所必需的所有物料、食品。
  5、作业流程图(见附图)
  6、作业内容:
    6.1申购;
    6.1.1计划申购:
      6.1.1.1各仓库管辖的品种范围,应以最高库存量和最低库存量为标准,物料申购由有关使用KTV管理部门负责在每月25日前报出下月的申购计划,食品申购则由食品仓库以采购周期及库存量提出及时申购。
      6.1.1.2各部门所需领用常备品种以外的物资,应在每月的20日前编制领用计划,报KTV财务部,由KTV财务部统一编制申购计划报采购部。
      6.1.1.3直拨厨房、餐厅使用的鲜活原料,由各餐厅经理和各厨房厨师长助理以上KTV管理人员开“申购单”报食品原料仓库。
    6.1.2非计划申购:
      6.1.2.1凡预先未作计划,且又超出仓库常备物品范围的,按非计划性申购程序申报。
      6.1.2.2凡零星、急用、特殊性、偶发性的急需物品,由驻店经理审定安排临时申购,购置后再补办申购手续,急需的食品原料,可由厨师长审定办理临时性申购和特殊申购。
      6.1.3申购程序:
         6.1.3.1物料:财务部的每月25日送达的申购计划,必须标明:品种、规格、计量单位、数量、单价、金额、预定入库日期,各部门临时申购单类似,但须经部门经理、财务经理、采购经理合签、仓库主管审核。
         6.1.3.2食品:隔天预订的直拔厨房食品原料,必须在前一天下午20:30前将由厨师长助理以上管理人员签署的“食品原料进货申请单”交到采购部食品仓库。申请单必面详细标明品名、规格、数量。属仓库范围,其申购由仓库领班开列一式三联“食品原料申购单”经部门经理签署后进行申购。
       6.1.4需对外发包的工程,则由采购部会同工程部一起协调,工程部确定具体方案要求,采购部询价发包,验收时则需工程部与仓库会同进行。
       6.1.5设备维修类,原则上联系原供应厂家要求负责维修,若已过保修期,自己能修的则由采购部购买零件,工程部维修;不能修的由采购部另找厂商维修。
     6.2审核:
         6.2.1计划性申购根据仓库实际存货情况由仓管员提出,经仓库主管、财务经理签字方能生效;
         6.2.2属于非计划性采购或临时采购,须经部门经理、财务经理、采购经理合签审核;
         6.2.3采购部门收讫申购计划后,应按有关内容进行分类,着手组织落实货源同时及时向使用部门确认有无购买必要,并将有关落实情况及时反馈有关部门。
     6.3协商、洽谈,供应商寻找及定价作业。
         6.3.1采购员根据所需采购物品,在合格供应商名册中找三家厂家进行询价、比价、议价作业(若名册中无,另按合格供应商管理程序方法找);
         6.3.2临时性或零星采购则由采购员直接进行购买,手续不齐的随后补办有关手续;
         6.3.3农副产品定价程序为:根据价格调查表提供的数据,验收人员与供方进行报价核对,进行初步议价;再由采购人员进行复议,最后经部门经理审定、签署,凡经以上三道程序的价格为有效。
     6.4合约申批:
         6.4.1对各供应商经过比较、洽谈后,根据申购计划选择最佳供应商,订立有关协议或统一合同文本,明确买卖双方的权利、义务、运输及结算方式等,以便双方共同遵行。
         6.4.2合同草签后,必须交部门经理、相关部门经理、财务经理、副总、总经理及董事会审核认可后,方能加盖公司公章生效。
         6.4.3具体询价、订货方式:发传真、面谈及电话联系等。
     6.5跟催:
         6.5.1签订合约后采购部把信息及时反馈给使用部门或仓库,告知到货日期及其他有关事宜。
         6.5.2采购部人员应不断地与供应商联系、保持联络,保证物资能保质保量按时到货。
Tags:KTV 场所 物资 采购管理 流程 责任编辑:金回电子编辑部
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