一、 目的
为提高KTV公文处理的效率和质量，迅速、准确的传递内外信息，使公文更好的为KTV经营管理服务，特制定本规定。
二、 使用对象
(一)以KTV名义传递的各类公文。
(二)政府部门、上级单位或其他单位来文办理。
(三)以部门名义传递的各类公文，可参照本规定的有关内容执行。
三、公文种类
KTV公文的主要种类有：
(一)决定：用于对重要事项或重大行动做出安排。
(二)通告：用于在一定范围内公布应遵守或者周知的事项。
(三)通知：用于颁布规章和行政措施；转发政府部门、上级、同级或不相隶属单位的公文；批转下级办理、执行的事项；任免干部等。
(四)通报：用于表彰先进或批评错误。
(五)报告：用于向上级汇报工作、反映情况。
(六)请示：用于向上级请示某一事项的指示或批准。
(七)批复：用于答复下级请示的事项。
(八)会议记要：用于传达会议精神，要求有关部门共同贯彻、遵守和执行。
(九)意见：用于对某一重要问题提出的设想、建议和安排。
(十)函：用于向同级或不相隶属单位相互商洽工作，询问和答复问题，向同级有关主管部门请示某一事项的批准等。
四、公文形式
公文的形成过程，包括拟稿、核稿、签发、打印、盖章、登记及发送等。
(一)拟稿
1、公文格式和行文规则
(1) 公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发问字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、主题词、抄报抄送单位等部分组成。
◆ 发文单位应写全称或者规范化的简称；联合行文，主办单位的名称应当排列在非主办单位名称之前。
◆ 公文的秘密登记分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种，可根据需要标注于眉首右上角。
◆ 发文字号包括单位代字、年份、发文顺序号三部分。联合行文，一般只标明主办单位的发文字号。
◆ 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容、事由和公文种类。转发上级文件或批转下级文件，如原标题过长，可重新拟定标题。
◆ 公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件的顺序号和名称。附件应与正文一起合订，同时发送。
◆ 公文除会议记要外，都应盖发发文单位的公章。几个单位联合行文的公文，各单位都应盖上公章，主办单位公章在前，其余单位按顺序排列。
◆ 成文时间以领导签发公文的日期为准。如联合行文，则以各单位中最后签发的日期为准。
◆ 公文采用A4纸，左侧装订。公文标题用2号黑体、中华宋，其余用4号宋体、仿宋体。
◆ 公文应当逐级行文，一般不得越级。因特殊情况需要越级行文时，应当同时抄报被超过的上级单位。
◆ 公文一般只主送单位，不主送领导个人。
◆ 向上级单位的请示，应当做到一文一事；请示一般不得同时抄送有关下级单位。
◆ 凡不行文可以解决的问题，就不要行文；转发的文件，应结合实际提出具体贯彻意见执行。
◆ 2、公文起草
(1) 公文应由领导指定的、熟悉所涉及的工作和事项的人员负责起草；重要公文应由单位负责人主持起草，并在适当范围内征求意见。
(2) 公文起草应注意以下几点：
◆ 符合国家和地方的法律、法规。
◆ 语言精练、条理清楚、层次分明，用词和标点准确、规范，篇幅力求简短。
◆ 公文的结构层次序数通常按以下格式表示：
1、表示第一层
2、表示第二层
3、表示第三层
4、表示第四层
◆ 公文中的数字。除成文时间、结构层次序数和惯用语中必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
◆ 起草公文重要的参考资料及有关说明材料等，应附在文搞之后，以便领导审阅、签发。
(二)核稿
公文送领导签发之前，应由办公室主任负责核稿。核稿的重点是：
1、是否需要行文。
2、是否符合国家和地方的法律、法规。
3、内容是否确实；提出的要求、措施、意见和办理是否切实可行。
4、公文种类、公文格式、文字表述、发送范围等是否恰当。
5、在不改变原意的情况下，可进行文字加工。进行较大修改时，应提出修改意见，并与拟稿人协商。
(三)签发
1、公文必须经本单位领导签发后才有效。签发人对所签发的公文负责。
2、联合行文的公文，主办单位应主动送有关单位会签。
(四)打印和校对
1、公文打印必须符合规定的格式，做到字迹清楚、整洁美观、份数准确。
2、公文通常由拟稿人负责校对，校对人要签名。
(五)盖章
公文盖章要端正、清晰。
(六)登记发送
1、公文应按规定的范围发送。
2、发送时要登记发文字号、公文标题、发送单位、份数、日期等内容。
五、来文办理
公文处理除形成以外，还包括签收登记、分办、承办、催办、办理等来文办理程序。
(一)签收登记
来文统一由办公室签收并分类登记。其他部门代收的各类文件，应及时汇总到办公室。
(二)分办
办公室根据来问内容，经分类整理后送总经理及有关领导审阅、批示，按领导意见送承办部门具体办理。
(三)承办
承办部门应当按来文内容、要求以及领导的意见办理，办理结果应及时与办公室联系、沟通。涉及两个以上承办部门时，主承办部门应主动与有关部门协同办理。
(四)催办
凡需要办理的来文，均由办公室检查催办，及时了解和反馈办理情况。
(五)办结
来文符合下列条件之一的，视为办结：
1、阅件：凡应阅的人员都已签署意见或签名的，视为办结。
2、办件：按有关程序，符合下列情况之一的，视为办结。
(1) 已按领导批示承办并有结果的。
(2) 请示已作批复的。
(3) 函件已作答复的。 |
