1、行政办主管酒店、KTV档案工作，对酒店、KTV档案实行统一管理，监督指导，并对档案工作人员进行培训。行政办设立兼职档案管理员1名，各部设兼职档案管理员1名。
2、酒店、KTV档案指酒店、KTV在经营及公务活动中形成的对酒店、KTV有保存价值的各种文字、图片、音像等资料。
3、酒店、KTV各部门和全体员工均有保存档案的义务。各部门须指定人员保管本部室的档案，档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，熟悉档案管理知识。
4、各部门应按照酒店、KTV档案管辖和保管期限表中的有关规定，收集、整理、保管归属本部门管理的档案，并向行政办转交有关资料（见附录一、二、三）。各部门有关组织和个人因工作需要须查阅各类档案时，行政办应提供方便并按规定办理借用查阅手续。
5、任何个人都不得将属于酒店、KTV所有的档案据为己有或者拒绝归档，管理人员应按规定保管档案。对有下列行为之一的，根据情节轻重，将给予必要的处罚、处分，情节严重的将予以开除。
（1）损毁、丢失或者擅自销毁部门应保存的档案；
（2）将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝向组织和档案工作人员转交；
（3）擅自提供、抄录、公布属于酒店、KTV档案以及应当保密的档案；
（4）涂改，伪造档案；
（5）玩忽职守，造成档案损失。
6、部门管理档案，无特殊情况，必须在一年后统一上交行政办归档。
7、在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人，将由总经理给予奖励。
附录一、酒店、KTV文书立卷归档
1、收发文。酒店、KTV收发文由酒店、KTV归档，部门收发由部门归档。
2、会议资料。酒店、KTV及各部门召开的专业会、研讨会单独由行政办立卷归档，内容包括会议筹备、时间、地点、会议文件资料、参加人员、领导人讲话、简报、总结等。
3、各部门的专题报告、集体和个人的调研资料亦由行政办归档。
4、各种基建施工图纸在工程结束后应专门立卷归档至人事部。
5、上级单位发给酒店、KTV的文件由人事部归档。
6、关于原稿，如有几个修改稿，以领导最后审批签字稿归档。
7、重要的照片和底版、录音带、题字、题词等，亦应立卷归档至人事部。
9、立卷归档的资料每卷不超过150页，超过者可立分券。
附录二、酒店、KTV各部门归档材料一览表
部门 资 料 名 称 保管时限 备注
客
务
部
散客开房通知单 3年
团队会议开房通知单 3年
（国内客、港澳台、国外客）旅客临时住宿登记表 3年
总台、行李生、总机、大堂副理交接班本 5年
订单（包括免费房订单） 3年
早餐券记录本 3年
总机开关机本 5年
电脑话单打印资料 3年
协议客户报表 5年
杂项凭单 3年
送旅游局月报表 10年
餐
饮
部 宴会客史资料 5年
订餐记录本 3年
柯打单 5年
物料进出仓登记表 5年
菜谱 5年
食品开发审批、审检材料 5年
成本核算资料 5年
保
安
部 监控值班记录本 5年
带班值班记录本 5年
房
务
部
楼层领班报表 3年
维修统计表 3年
楼层服务员工作报表 3年
进退房登记表 3年
客衣登记表 3年
钥匙领用登记表 3年
物品借用登记表 3年
布草洗涤表 3年
维修通知单 3年
客房小酒吧帐单 3年
杂项凭单 3年
物品领用单 3年
布草盘点单 3年
洗涤汇总表 3年
工
程
部 领料登记表 5年
每周水、电、空混气读数表 5年
高压读数表 5年
每天房租修改表 3年
夜间公共场所检查记录表 3年
月份材料商品盘点表 3年
空调运行记录表 3年
重要设备维修记录表 15年
电脑营业资料备份（年度） 15年
电脑管理信息系统资料
（按月备份） 15年
营
销
部 协议书、合同 5年
客史档案 5年
业务员业绩统计报表 5年
人
事
部 文书档案 15年
会议记录、纪要 5年
员工档案（人事档案和员工业绩档案） 15年 人事档案含员工登记表，各类证件，录用手续和离店手续等。员工业绩档案含考评、晋升、奖惩等方面的资料
培训档案 10年
酒店、KTV其它材料 5年
工资发放表 15年
财务部 会计档案（另列表） 15年
附录三：会计档案一览表
序号 档 案 名 称 保管期限 备 注
一、会计凭证类
1 原始凭证记帐凭证 15年
2 银行存款余额调节表 3年
二、会计帐簿类
3 日记帐 15年
其中：现金和银行存款日记帐 25年
4 明细帐 15年
5 总帐 15年
6 固定资产卡片 固定资产报废清理后保存15年
7 辅助帐簿 15年
三、会计报表类
8 月、季度会计报表 5年
9 年度会计报表（决算） 永久
四、其他
10 餐饮结帐单 15年 含手工及电脑填制
11 餐饮入厨单 15年
12 餐饮酒水单 15年
13 总台订金单 15年
14 内部及正式收款收据 15年
15 餐饮定额发票（存根联） 15年
16 服务业发票（存根联） 15年
17 会计移交清册 15年
18 会计档案保管清册 25年
19 会计档案销毁清册 25年
