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酒店总经理手册-酒店会议管理(一)

2009-09-05 16:59:41 来源:金回电子 作者:不详 【 】 浏览:3732次 (转载时请声明来源于:jhtouch.com)

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一. 酒店、KTV召开会议的目的和作用
1、沟通传递信息,讨论研究工作。
利用各种会议,沟通传递日常运作的信息,讨论研究经营管理中的政策问题。
2、布置安排工作任务,推动促进工作进展。
1) 在布置、决策一项工作任务之前,征求高级行政管理人员的意见,进行讨论研究是很有必要的。好处在于:
 便于了解每人对这项工作、这项决策的反映态度;
 便于总经理和运转经理对工作进展的调控,和对各级管理人员的驾驭;
 便于统一管理人员的思想和行动。
 能够面对面地进行感情沟通,能够比较深切、准确的了解和掌握各方面的对问题的看法和态度,随时可以探讨并改进、补充工作计划。
 可以协调管理过程中各方面和各部门的关系。适时召开协调会议,解决酒店、KTV运转中出现的问题,可以使酒店、KTV的经营运转达到高效、有序。
酒店、KTV内部会议,要经常向各级管理层布置任务,安排各项工作。并且在每次工作指令会上要督促检查上次布置的工作任务完成情况。
二. 酒店、KTV内部会议的种类
1、 战备发展会议。
这是一种由酒店、KTV高级行政管理人员参加的,研究酒店、KTV未来战备发展规划的重要会议。比如:有关酒店、KTV的发展目标、经营战备、经营方针的研究和讨论;酒店、KTV的财政预算和成本费用的控制;酒店、KTV对市场的调查和研究,讨论制定市场营销和公关方面的策略;酒店、KTV未来规划、发展多角化经营的可能、思路和设想等等。这些内容都涉及到酒店、KTV今后的发展方向,酒店、KTV的经营管理中的重大问题,涉及到酒店、KTV经营管理目标、方针和战备,是酒店、KTV内最高等级的最重要的会议。主持会议者和参与会议者都必须对这种会议给予高度重视。与会者事先都必须得到会议通知,并有所准备,对会议所提出的议题,提出自己的看法和意见,提出自己的分析和对策。而不能临时地、随意地召开这种类型的会议。
2、 酒店、KTV运转会议。
酒店、KTV经常要召开这种类型的会议。这类会议实际上是随着战备任务的下达,对各项战略任务的分解和实施而召开的会议。
3、 沟通协调会议。
是在酒店、KTV实施运转中,各部门在具体运作时,发生的一些工作中的矛盾和问题,而需要进行的沟通和协调方面的会议。除此以外,沟通方面的会议还包括,将酒店、KTV的经营发展的重大战略和决策、经营方针、目标和方向告知全体员工,酒店、KTV经营情况的通报、对客服务质量和客人投诉、表扬情况的反馈,以及一个时期下来对全体员工通报酒店、KTV有关情况等等。
三. 酒店、KTV日常会议的内容概述
1、 每日晨会。
每天运转方面的日常事务,通过召集晨会,使各部门经理了解当天经营接待方面的重要信息;总经理通过晨会来讲评服务质量;最后安排当天的重要工作。
1)内容:
 大堂副理和质检部门通报客人投诉和每天质量检查情况。
 前厅部通报昨天客情状况和当天的客情报告。
 营销部和餐饮部通报当日重要接待活动和当天重要会议,重要宴会情况。
 检查前一天晨会布置的工作任务的完成情况。
 布置当天的工作任务。
2)方法:
 准时开会,迟到的予以处罚。开晨会的时间,最好是各部门经理上班后半小时,这样好让部门经理上班后有个了解和处理、安排本部门工作的时间。
 会议时间控制在20分钟左右,一般不能超过半小时。这就要求会议内容安排紧凑,非普遍性的问题不在会上说。个别部门的事情,晨会以后个别谈。这样不占用大家的时间。
 一定要询问前一天布置的工作完成情况,这是一种检查工作的方法。如果某个部门没有完成工作任务,这就要问为什么,就这就对各部门经理有了压力。
 主持者要对质量问题作出裁定或给出明确意见。
2、 办公会议和一周工作指令会议。
(1) 酒店、KTV办公会议。这个会议除了回顾本周工作、安排下周工作以外,有时候还要讲座研究一些专门的问题,研究企业经营发展方面的规划、各部门在本周内提交总经理要研究答复的问题,以及酒店、KTV高级行政管理人员考虑到的问题。办公会议一般控制在一个半小时为宜,办公室主任要做好会议记录和会议纪要的整理工作,并将整理好的会议记录交总经理或运转经理审阅,以便总经理或运转经理准备下周工作指令会的内容。
(2) 一周工作指令会。一般定为每周一上午召开。各部门负责人参加,总经理主持。总经理不在时由运转经理主持召开。办公室秘书做好记录,会后要将纪要下发各部门执行。这个会议有以下几个方面的内容:
 财务总监(或财务部主任)通报分析上周酒店、KTV财务经营情况,并与前周比较,与上个月和上一季度的同期比较。
 大堂副理和质检部门分别通报上周客人投诉情况和上周服务质量的讲评分析,特别是每周的投诉率的分析。
 前厅部通报上周客情(包括出租率、平均房价、团队和散客比例、客源结构等)和本周客情预测预报。
 市场营销部和餐饮部通报市场情况、本周重要活动、会议和重要宴会情况。
 分析并检查询问各部门上周工作完成情况。
 总经理和运转经理布置安排下周工作。本周工作任务内容大体有以下几个方面:本周接待任务、接待活动的讲评、安排和协调;本周服务质量工作重点和有关安排;本周行政日常工作的具体布置;通报办公会议研究决定的有关问题和工作要求等。
3、 房务协调会议和餐饮协调会议。
    这两种协调会一般由运转经理主持,每周或每周分别召开一次,在酒店、KTV营业初期,协调会议较多,可能每周召开一次。随着酒店、KTV运转管理逐步上轨道,也可能每两周或每个月召开一次。召开这两上协调会议,主要是为了协调营业创收部门在日常运转中所遇到一些矛盾和问题,使有关部门都能为两个营业部门服务,为他们的经营创造良好的环境。
(1) 房务协调会议。参加部门有与房务系统工作有关的工程部、财务部、营销部、安全部等等。房务协调会议的内容,通常是先由房务各点(诸如前厅、客房、洗衣场、PA组)提出需要各部门帮助解决的有关问题。因为,在日常运转中,房务部会遇到设备设施的维修保养、日常用品的采购和配备、团队接待沟通、餐饮服务的完善、楼层安全管理等方面的问题。针对房务系统提出的问题,总经理和运转经理进行协调。然后,再由各部门提出还需要协调的问题。每次房务协调会议,要检查上次协调会议协调布置工作的完成情况。
(2) 餐饮协调会议。参加的部门有工程部、采购中、结帐处、营销部、房务部等等。除了餐饮部本身要做好服务工作外,各部门对餐
Tags:酒店 总经理 手册 会议 管理 责任编辑:金回电子编辑部
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